Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

Nuestro Compromiso con la Protección de Datos Personales

En Smile Natural Studio reconocemos la importancia de proteger la privacidad, confidencialidad y seguridad de la información personal de nuestros pacientes, usuarios, visitantes y demás titulares de los datos.

Por ello, asumimos el compromiso de realizar el tratamiento de los datos personales de manera responsable, ética y transparente, garantizando el respeto por los derechos de los titulares y el cumplimiento de la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad establece los lineamientos bajo los cuales Smile Natural Studio recolecta, almacena, utiliza, administra, protege y, cuando corresponda, transmite o transfiere la información obtenida durante la prestación de sus servicios, así como a través de sus diferentes canales de atención físicos y digitales.

Nuestro compromiso es garantizar que toda la información relacionada con la atención en salud, la historia clínica, los registros clínicos, las ayudas diagnósticas y demás datos personales sean tratados bajo criterios de confidencialidad, seguridad, integridad y cumplimiento normativo, promoviendo siempre la confianza de nuestros pacientes y la protección de sus derechos.

1. Objeto

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad tiene por finalidad establecer los lineamientos bajo los cuales Smile Natural Studio, a través de los profesionales de la salud, especialistas y personal autorizado que participan en la prestación de sus servicios, recolecta, almacena, utiliza, administra, protege y, cuando corresponda, transmite o transfiere los datos personales de pacientes, usuarios, visitantes y demás titulares de la información, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.

2. Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Responsable del tratamiento:
Smile Natural Studio

Responsable de la atención de solicitudes:
Mario Andrés Blanco Volo
CEO

Correo electrónico:
smilenaturalstudio@gmail.com

WhatsApp:
+57 300 6370177

Sitio web:
https://smilenaturalstudio.com

3. Datos Personales Tratados

Smile Natural Studio podrá recolectar y tratar, según el caso, los siguientes datos personales:

• Datos de identificación y contacto.
• Datos de salud e información contenida en la historia clínica.
• Antecedentes médicos y odontológicos.
• Diagnósticos, planes de tratamiento y evolución clínica.
• Fotografías clínicas.
• Radiografías, tomografías, escaneos intraorales y demás imágenes diagnósticas.
• Modelos físicos o digitales obtenidos durante la atención.
• Registros audiovisuales relacionados con la prestación de los servicios, cuando corresponda.
• Información administrativa, financiera y de facturación.
• Información suministrada a través del sitio web, formularios, correo electrónico, WhatsApp u otros canales autorizados de comunicación.

4. Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

Los datos personales podrán ser utilizados para:

• Identificar plenamente a pacientes, usuarios y visitantes.
• Crear, administrar, actualizar y conservar la historia clínica.
• Realizar la valoración, diagnóstico, planificación, ejecución y seguimiento de tratamientos odontológicos.
• Gestionar citas y controles.
• Elaborar planes de tratamiento, remisiones e interconsultas.
• Obtener y almacenar fotografías clínicas, radiografías, tomografías, escaneos intraorales y demás ayudas diagnósticas.
• Documentar la evolución clínica de los tratamientos.
• Compartir información clínica con especialistas, laboratorios y centros de imágenes cuando sea necesario.
• Cumplir obligaciones legales, administrativas, contables y tributarias.
• Gestionar procesos de facturación.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Contactar al paciente mediante teléfono, correo electrónico o WhatsApp.
• Garantizar la seguridad de la información.
• Desarrollar procesos de auditoría y mejoramiento continuo.
• Utilizar información previamente autorizada para fines científicos, académicos o estadísticos cuando corresponda.

5. Datos Sensibles

Durante la prestación de los servicios odontológicos, Smile Natural Studio podrá tratar datos sensibles relacionados con la salud del paciente, incluyendo historia clínica, antecedentes médicos y odontológicos, diagnósticos, ayudas diagnósticas, fotografías clínicas, radiografías, tomografías, escaneos intraorales y demás información necesaria para la adecuada atención en salud.

El tratamiento de estos datos se realizará únicamente para las finalidades descritas en esta política y bajo las medidas de seguridad exigidas por la legislación colombiana.

6. Derechos del Titular de la Información

El titular de los datos personales podrá ejercer los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso de sus datos.
• Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

7. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

La autorización podrá otorgarse mediante:

• Consentimientos informados.
• Formularios físicos o electrónicos.
• Solicitudes de citas o contacto.
• Comunicaciones por correo electrónico.
• WhatsApp.
• Información suministrada voluntariamente a través del sitio web.
• Cualquier otro mecanismo permitido por la legislación colombiana.

La presente política podrá consultarse permanentemente en el sitio web oficial de Smile Natural Studio y divulgarse mediante códigos QR u otros mecanismos físicos o digitales.

8. Conservación y Seguridad de la Información

Smile Natural Studio adopta medidas técnicas, administrativas y organizacionales para proteger los datos personales frente a pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido o divulgación.

La información será conservada durante el tiempo establecido por la legislación colombiana y el acceso estará restringido al personal autorizado.

9. Transmisión y Transferencia de Datos Personales

Cuando sea necesario para la adecuada prestación de los servicios, los datos personales podrán compartirse con:

• Profesionales de la salud.
• Especialistas tratantes.
• Laboratorios dentales.
• Centros de imágenes diagnósticas.
• Laboratorios clínicos.
• Proveedores tecnológicos.
• Autoridades administrativas o judiciales cuando exista obligación legal.

En todos los casos se garantizará la confidencialidad y seguridad de la información.

10. Videovigilancia

Smile Natural Studio cuenta con sistemas de videovigilancia para proteger la seguridad de pacientes, acompañantes, colaboradores e instalaciones.

Las imágenes serán tratadas bajo condiciones de confidencialidad y únicamente para fines de seguridad, control de acceso y cumplimiento de obligaciones legales.

11. Registros Clínicos e Imágenes Diagnósticas

Durante la atención odontológica podrán obtenerse y almacenarse:

• Historia clínica.
• Fotografías clínicas.
• Registros audiovisuales.
• Radiografías.
• Tomografías.
• Escaneos intraorales.
• Modelos físicos o digitales.
• Registros periodontales.
• Diseños digitales de sonrisa.
• Documentación diagnóstica y de planificación clínica.

Estos registros harán parte de la documentación clínica del paciente y serán utilizados conforme a la legislación colombiana.

12. Conservación de la Información

Los datos personales, historias clínicas e imágenes diagnósticas serán conservados durante el tiempo establecido por la legislación colombiana o mientras sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en esta política.

13. Atención de Consultas, Peticiones, Quejas y Reclamos

Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

Correo electrónico
smilenaturalstudio@gmail.com

WhatsApp
+57 300 6370177

Sitio web
https://smilenaturalstudio.com

14. Modificaciones de la Política

Smile Natural Studio podrá actualizar o modificar esta política cuando sea necesario por cambios normativos, operativos o institucionales.

La versión vigente estará disponible en el sitio web oficial.

15. Sitio Web, Cookies y Tecnologías de Navegación

El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, optimizar el funcionamiento del sitio, realizar análisis estadísticos, fortalecer la seguridad de la plataforma y mejorar la prestación de los servicios.

El usuario podrá configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar las cookies de acuerdo con sus preferencias.

16. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras Smile Natural Studio realice el tratamiento de datos personales en desarrollo de sus actividades o hasta que sea modificada o sustituida por una nueva versión publicada en sus canales oficiales.